صندوق وارد مشترك لواتساب يجمع محادثات رقم الأعمال المتصل في مساحة واحدة للفريق. فائدته العملية إنك تعرف مين مسؤول عن كل طلب، ووش صار فيه، ووش الخطوة التالية.
إذا الكل يقرأ الرسائل بس محد يملك المتابعة، الوصول المشترك نقل مشكلة التنسيق لمكان ثاني. ابدأ برقم متصل وعملية إسناد واضحة.
اختر بين التطبيق وصندوق الفريق
تطبيق واتساب للأعمال وخيارات الأجهزة المرتبطة تعطي وصولًا للتطبيق. منصة الصندوق المشترك تضيف أسلوب تشغيل للفريق: إسناد وملاحظات داخلية وسياق العميل ومواعيد للرد.
قبل تغيير رقم شغال، راجع طريقة الربط المدعومة ومتطلبات المزوّد وهل خيار التشغيل المتزامن مع التطبيق ينطبق على رقمك. لا تفترض أن كل إعداد يخلي تطبيق الجوال يشتغل بنفس الطريقة.
راجع دليل قناة واتساب في Replify لقواعد الربط والمرسل الحالية. Replify يدعم قنوات اجتماعية ثانية، وتختلف قدرات المراسلة والنشر والتحليلات حسب الشبكة.
تأكد من رقم الأعمال المقصود
- افتح القنوات واختر واتساب واتبع خطوات الربط المتاحة.
- تحقق من رقم الأعمال وحالة الاتصال والصلاحيات.
- سمّ الاتصالات بأسماء واضحة إذا عندك أكثر من رقم، وحدد الحساب الأساسي المناسب للعمل الجديد.
- راجع مرسل المحادثة الحالية قبل الرد.
المحادثة الحالية تحتفظ بمرسلها. القوالب وعمليات الإرسال تحتاج الحساب المحدد لما يكون مطلوبًا. اتصال الرقم لحاله ما يثبت جاهزية كل ميزة تعتمد عليه.
حدد مالك كل محادثة نشطة
افتح الصندوق وابدأ من الكل أو مهامي أو غير مقروء. استخدم فلاتر القناة والحالة والموظف إذا زاد الشغل.
في Replify، لكل محادثة مهمة نشطة واحدة. انتقالها بين AI والموظف يحافظ على نفس المهمة، وملكية الموظف أو المسؤول توقف الردود الآلية.
قبل الرد، اقرأ المالك والرسائل الأخيرة وملخص التحويل. استخدم الملاحظات ← إضافة ملاحظة للمعلومات الداخلية؛ الملاحظات ما تنرسل للعميل. رد على العميل من محرر الرسالة وراجع النص المحفوظ أو القالب قبل الإرسال.
شوف ملكية الصندوق وSLA للضوابط الحالية.
اضبط الإسناد وموعد الرد
افتح الإعدادات ← عمليات الصندوق. الإسناد التلقائي يدعم الأقل حملاً أو التوزيع الدوري. إذا ما فيه موظف مؤهل ومتاح، تبقى المهمة غير مسندة وتحتاج متابعة واضحة.
حدد هدف أول رد والتحذير ومهلة التوافر وإعادة الإسناد وحد التصعيد. موعد رد الفريق يبدأ لما يوصل العمل له.
نقل تحويل AI من قائمة لقائمة ما يعني أنه اكتمل. راجع تحتاج مسؤولًا ومحجوبة والمتأخر قبل نهاية الوردية.
استخدم صيغة تحويل بسيطة
هذا مثال مصطنع لتنسيق شغل الفريق:
- الطلب: عميل يبي يغير موعده.
- السياق المعروف: تم تحديد العميل والحجز المقصود.
- القرار الناقص: الوقت البديل يحتاج تحقق من التوفر.
- المسؤول: الموظف المسندة له المهمة.
- الخطوة التالية: مراجعة التوفر الفعلي وتأكيد الخطوة مع العميل.
التحويل الحواري من AI يحتاج طلب العميل لشخص أو قبوله عرض التحويل المحدد. نقص المعلومة لحاله ما يعتبر موافقة. الإسناد اليدوي وأخطاء التشغيل لهم قواعد مستقلة.
لما يستلم الموظف، حافظ على ملكيته لين يحل المهمة أو يرجعها لـ AI بشكل واضح. اختر إسناد إلى AI إذا يقدر يكمل بأمان. دليل التحويل يشرح الإشعارات ومؤقت الرجوع الاختياري والحالات المحمية.
راجع أهلية الإرسال والتسليم
هوية المرسل وقواعد الرد لدى المزوّد والقوالب المعتمدة وعدم الإزعاج تبقى مطبقة. اشتراك الفريق برقم واحد ما يلغي هالشروط.
عدم الإزعاج يمنع الرسائل الصادرة وتبقى الواردة تصل، وإلغاؤه ما يعيد الرسائل الممنوعة. ممكن ينجح حفظ التحويل ويتعذر إشعار العميل.
إذا نتيجة التسليم غير مؤكدة، تحقق وش صار قبل إعادة المحاولة. توليد الرد أو حفظ المسودة أو تحديث المهمة ما يعتبر إثبات تسليم.
أغلق العمل بنتيجة مفيدة
سجّل وش انحل ووش ينتظر ومين مسؤول عن أي خطوة باقية. أغلق المهمة في وقتها؛ الإغلاق بعد الهدوء ما يثبت الحل.
رسالة العميل بعد الإغلاق تنشئ مهمة جديدة مرتبطة، وتبقى المكتملة مغلقة. احفظ حقائق العميل المستمرة في CRM والتفاصيل التشغيلية المختصرة في الملاحظات الداخلية.
راجع أقدم عمل غير مسند والمواعيد المتجاوزة والتحويلات الناقصة كل أسبوع. استخدم النتائج لتحسين أتمتة CRM أو خدمة العملاء الذكية بالعربي.
تعرّف على مساحة العملاء المشتركة في Replify، ثم استخدم دليل إعداد الصندوق وملكيته لضبط فريقك.
